Tu PMO, ¿redacta informes o entrega valor?

Muchas veces, la PMO se ve como un simple centro de coste que añade burocracia a los proyectos. En una organización proyectizada, típicamente suele haber unos 100-200 proyectos en ejecución que deben terminar en fecha, en coste, cumpliendo los objetivos de negocio y entregando el valor, cada uno de ellos sufriendo problemas o amenazas, exigiendo el mejor desempeño de los equipos, provocando controversias al cambiar la vida de muchas personas. Sin embargo, cuando los proyectos terminan bien, no suele reconocerse el mérito de la PMO, ni su contribución de valor dentro de la organización.

Mucha gente piensa que gestionar proyectos consiste en coordinar tareas y reuniones, hacer informes, etc. Piensan que un project manager es una especie de coordinador, controlador, o simplemente la persona que redacta informes de seguimiento. Análogamente, piensan que una PMO debería dedicarse principalmente a controlar tareas, organizar reuniones y redactar informes. Cuando los proyectos van mal, es decir, cuando ya se sabe que van a terminar con sobrecoste, tarde y sin entregar el valor, entonces se piden responsabilidades al equipo de la PMO.

El director de la PMO no puede asegurar un nivel de éxito aceptable en los proyectos imponiendo procesos o herramientas, por muy grande que sea su equipo. No puede conseguir que los equipos tengan buen desempeño en los proyectos solo por hacerles usar unas herramientas, seguir unos procedimientos o exigirles unos documentos. Tampoco puede conseguir que los directivos tomen las decisiones oportunas simplemente haciéndoles leer todos los informes de proyecto. Las PMOs que siguen estas prácticas no pueden evitar ser vistas por la alta dirección como centros de coste. Cuando vienen crisis, estas PMOs son reducidas, externalizadas o directamente eliminadas.

Todos conocemos ejemplos de PMOs que no han sobrevivido, pero los proyectos siguen, y nadie las echa de menos 🙁

La PMOs deben conseguir entregar valor. La única vía para que una PMO sea mucho más efectiva sin tener que incrementar sus recursos es distribuir la carga de gestión a los equipos de proyecto, aplicando el conocido valor ágil: “Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas”. No es necesario que todos los proyectos deban ser ágiles, o que todos los project managers deban certificarse PMP.

Las personas pueden colaborar profesionalmente en proyectos, de manera efectiva, si interaccionan para comprobar resultados en 8 dominios de desempeño y hablan con una misma terminología profesional básica. Si los equipos de proyectos adquieren el hábito de hacer seguimientos de proyecto periódicamente, la información actualizada y real del desempeño de los proyectos estará disponible, no solo para la PMO, sino también para cualquier interesado que pueda aportar retroalimentación o solicitar cambios.

La tecnología disponible hoy día ya permite que los proyectos sean accedidos por muchos interesados desde el teléfono móvil, para que les sea cómodo trasladar comentarios, retroalimentación o solicitar cambios sobre el proyecto entero o sobre un paquete de trabajo. Por otro lado, el project manager, o cualquier asistente, puede publicar periódicamente las evidencias de desempeño sin mucho esfuerzo. Estas labores típicamente eran realizadas por el equipo de la PMO de forma ineficiente y burocrática, malgastando tiempo del project manager, miembros del equipo, interesados, etc. La tecnología ya hace posible distribuir de forma efectiva esta carga de gestión para que la PMO pueda centrarse en las decisiones estratégicas y la contribución de valor.

En PMPeople pensamos que la tecnología debería aplicarse intensamente a la gestión profesional de los proyectos. Los directivos necesitan saber, mirando el móvil, si un proyecto concreto tiene problemas, antes de que sea demasiado tarde. PMPeople permite que las personas colaboren en los proyectos proactivamente, usando diferentes roles, dedicando solo el tiempo imprescindible, ahorrando muchas reuniones, informes y documentos en papel que nadie lee. PMPeople facilita que las personas colaboren en gestión de proyectos profesionalmente, en la nube, usando diferentes roles. La PMO puede distribuir muchas actividades de gestión, dedicando más tiempo a anticipar problemas y entregar valor.

People, la PMO puede crecer desde ser un centro de coste a liderar la empresa en la Economía de Proyectos.