Roles Colaborativos en Gestión de Proyectos

En la Economía de Proyectos, los proyectos requieren que las personas colaboren desde múltiples perspectivas, trabajando en equipo. Veamos algunas interacciones que realizan los integrantes del equipo de proyecto extendido, según se ha implementado en la herramienta PMPeople:

• Project Managers (PM): Los project managers pueden crear proyectos dentro de las unidades de negocio para las que trabajan. Pueden asignar a otros colaboradores e invitar a ciertos usuarios interesados. Pueden ubicar el proyecto dentro de un programa, uno o varios portafolios, y cambiarlo de unidad de negocio. Pueden vincularlo con otras herramientas integradas. Pueden iniciar el proyecto, planificarlo, controlarlo y monitorizarlo, cerrarlo y archivarlo. Pueden asociar paquetes de trabajos con otros proyectos en subcontratación (procurement). Pueden asignar miembros del equipo, leer los comentarios, gestionar los cambios, etc.
• Team Members (TM): Los miembros del equipo pueden leer los detalles de su asignación, reportar horas y gastos, realizar tareas, transmitir comentarios, saber quiénes son sus colaboradores, etc.
• Resource Managers (RM): Los gestores de recursos pueden saber qué proyectos y tareas realizan los miembros del equipo pertenecientes a los centros de recursos que gestionan, qué horas tienen comprometidas, planificadas e incurridas. Pueden incluso liberarles de sus proyectos, si es necesario.
• Portfolio Managers (PfM), Program Managers (PgM): Si el proyecto está incluido en un programa o portafolio(s), los responsables pueden entrar en el proyecto y gestionarlo con las mismas atribuciones que el project manager.
• Stakeholders (SH): Los interesados de un proyecto pueden leer cierta información básica del proyecto y atienden a la información de seguimiento. Pueden ser invitados a un proyecto por el project manager, así como suscribirse ellos mismos si conocen el código privado del proyecto.
• Requester (RQ): Los solicitantes pueden crear solicitudes de proyectos dentro de las unidades de negocio para las que trabajan. Pueden asignar al project manager y al patrocinador. Pueden iniciar un proyecto, monitorizarlo y cerrarlo. Dan seguimiento al proyecto desde su perspectiva de gestores de la demanda, distinguiendo si el proyecto se encuentra en fase de iniciativa propuesta, si se aprobó y está en progreso, si se ha cerrado, si se mantiene en espera o se rechazó.
• Sponsor (SP): Los patrocinadores pueden crear proyectos dentro de las unidades de negocio para las que trabajan. Pueden asignar al project manager y al solicitante. Pueden iniciar y monitorizar proyectos.
• Functional Manager (FM): Los gerentes funcionales puede crear proyectos en sus unidades de negocio, asignar al project manager, al solicitante y al patrocinador. Pueden iniciar y monitorizar proyectos.
• PMO: La oficina de proyectos puede entrar en el proyecto con las mismas atribuciones que el project manager, pero con la visibilidad completa de toda la organización.
• PM Assistant (PMA): El asistente al project manager puede entrar en el proyecto con las mismas atribuciones que el project manager.

Si bien la herramienta PMPeople no sustituye la imprescindible comunicación directa que requieren todos los proyectos, sí permite optimizar la gestión facilitando la interacción entre las personas que forman parte del equipo extendido del proyecto.

La información de estas personas (sus nombres y emails) está disponible por los roles Functional Manager (FM), Requester (RQ), Sponsor (SP), Project Manager (PM) y resto de roles gestores, en la opción INITIATION > Project Team:

El equipo extendido del proyecto está compuesto por 9 roles:

1. Functional Manager (FM): El gerente funcional titular de la unidad de negocio a la que pertenece el proyecto.
2. Sponsor (SP): El patrocinador que autorizó el proyecto.
3. Requester (RQ): La persona que solicitó el proyecto antes de que se autorizase, cuando era solo una idea, demanda, iniciativa, inversión, etc.
4. Supportive PMOs (PMOS): La lista con los asistentes al project manager que pueden entrar en el proyecto con las mismas atribuciones que el project manager. Pueden ser varias personas, una o ninguna.
5. Portfolio Managers (PfM): La lista con los gestores de los portafolios a los que pertenece el proyecto, si pertenece a uno o varios portafolios.
6. Program Manager (PgM): El gestor del programa al que pertenece el proyecto, si pertenece a algún programa.
7. Stakeholders (SH): La lista con los interesados del proyecto que acceden a través de la herramienta.
8. Project Manager (PM): El project manager asignado para gestionar el proyecto.
9. Team Members (TM): La lista con los miembros del equipo del proyecto que acceden a través de la herramienta.

La información de las personas que forman parte del equipo del proyecto también es accesible desde la aplicación móvil. Para ello, hay que seleccionar la organización (en el ejemplo, PMPeople). Una vez dentro, elegir el rol, Requester, Sponsor o Project Manager, seleccionar el proyecto concreto y por último, en la sección Initiation, la opción Project Team:

La información de las personas que forman parte del equipo del proyecto se muestra en la siguiente pantalla:

Se pueden abrir las distintas secciones para ver los usuarios según el rol.