Paquetes de Trabajo en el centro de la Gestión Profesional de Proyectos

Gestionar el alcance del proyecto consiste básicamente en definir qué hay que hacer, y controlar que no se hace lo que no hay que hacer:

• La técnica fundamental para planificar el alcance es la descomposición. Para saber qué hay que hacer, hay que dividir el proyecto en elementos gestionables, llamados paquetes de trabajo.
• Los paquetes de trabajo aclaran qué hay que hacer, a nivel operativo. Si un trabajo determinado no está incluido en ningún paquete de trabajo, entonces se dice que ese trabajo está “fuera del alcance del proyecto”, y por tanto no debería hacerse.
• Regla del 100%: La suma de los trabajos de todos los paquetes de trabajo equivale exactamente al 100% del trabajo del proyecto.

PMI® define el término paquete de trabajo como “La unidad de trabajo en el nivel más bajo de la descomposición del alcance. El alcance del proyecto se divide en paquetes de trabajo para estimar y gestionar el coste y la duración.”

Los paquetes de trabajo son los elementos centrales de la gestión profesional de proyectos:

• El project manager puede descomponer los paquetes de trabajo en actividades para controlar las fechas de comienzo y fin. Los recursos se pueden asignar a las actividades para controlar los costes.
• Un paquete de trabajo puede tener asignaciones de recursos: Los team members que participan en el proyecto deben saber en cuál o cuáles paquetes de trabajo deben trabajar. Para controlar los costes, sus horas y gastos incurridos deben quedar asociados al paquete de trabajo concreto.
• Un paquete de trabajo puede incluir tareas. Cuando los team members trabajan en estas tareas, deben ubicarse dentro del paquete de trabajo del proyecto correspondiente.
• Para controlar la trazabilidad de los requisitos, cada requisito puede asociarse al proyecto entero (paquete #0) o a un paquete de trabajo concreto. Lo mismo ocurre con los entregables.
• Cuando los interesados aceptan entregables o validan requisitos, deben ubicarse dentro del paquete de trabajo del proyecto correspondiente.