Convertir las ideas en realidad

By Jose Barato

March 24, 2022

9 minutes read

Podríamos definir la gestión de proyectos profesional como “la disciplina que se encarga de convertir las ideas en realidad”. Un project manager profesional sería la persona encargada de que esta transformación de ideas en realidad concluya de manera exitosa, es decir: cumpliendo los objetivos y entregando el valor.

Project Management es la disciplina que se encarga de convertir las ideas en realidad.

¿Por qué es necesaria una disciplina y una especialización?

Convertir ideas en realidad es consustancial con el ser humano. Citando a Steven Covey: “Todas las cosas se crean dos veces. Siempre hay primero una creación mental, y luego una creación física”.

All things are created twice. There’s a mental or first creation, and a physical or second creation to all things. –Stephen R. Covey

De forma genérica, usamos la palabra “proyecto” para designar al conjunto de tareas que puede realizar una persona individualmente o varias personas trabajando en equipo. Cualquiera es capaz de informar el progreso del proyecto mientras no ha terminado y podrá explicar si, una vez concluido el proyecto, el resultado es bueno o malo, si se ha entregado a tiempo, en coste, si se han cumplido el resto de los objetivos y si se ha entregado el valor. Podríamos pensar que cualquier persona, formada en cualquier disciplina, también sabría gestionar proyectos. ¿Por qué hace falta una disciplina y una especialización? En la actualidad, la mayoría de los trabajos son cada día más desafiantes. Vivimos en una realidad interdependiente, colaborativa y facilitada por la tecnología, pero al mismo tiempo cada vez más volátil, incierta, compleja y ambigua. Las empresas son conscientes de que los proyectos marcan la diferencia.

Para adelantar a la competencia, los proyectos marcan la diferencia.

Se enfrentan a una competencia tan dura que ya no es suficiente hacer bien las operaciones, sino que tienen que hacer más proyectos y mejor, y esto implica necesariamente involucrar a las personas para tomar decisiones oportunas e informadas.

El project manager profesional: Una profesión con futuro

Las empresas se están proyectizando, los directivos se interesan cada vez más por el estado de los proyectos. Las estructuras de gobierno de proyectos, las técnicas y las herramientas, se adaptan dentro de cada organización. Como consecuencia, el project manager profesional es un perfil en alza.

En la economía de proyectos, las PMOs deben conseguir más con menos recursos. Las organizaciones necesitan portfolio managers responsables de los portafolios, program managers responsables de los programas y, en el nivel de gestión más bajo, trabajando para que las ideas se hagan realidad, project managers responsables de los proyectos. La complejidad es incluso mayor cuando distintos departamentos colaboran en los proyectos, o se externaliza parte del proyecto a terceras empresas, o distintas empresas forman consorcios para ejecutar megaproyectos. La buena noticia es que existen cuerpos de conocimiento estandarizados para gestionar profesionalmente proyectos, programas y portafolios. Estos estándares, guías o métodos, provienen no solo del PMI, sino también de otras organizaciones reconocidas globalmente como IPMA, Comisión Europea, OGC de Reino Unido, Banco Interamericano de Desarrollo, etc. La asignatura pendiente es que, para colaborar en la gestión de los proyectos, seguimos usando tecnología del siglo pasado, o peor aún, reuniones presenciales y documentos. Sin embargo, para transformar ideas en realidad, de forma efectiva, en la economía de proyectos, necesitamos más colaboración de las personas en los proyectos, facilitada por la tecnología.

Project Management Profesional requiere personas colaborando gracias a la tecnología.

Formas de convertir las ideas en realidad

Las ideas se pueden hacer realidad de muchas maneras. Veamos aquí una sencilla clasificación según las personas involucradas y el contexto:

Todo individuo puede convertir sus ideas en realidad mediante proyectos individuales. Un proyecto individual podría consistir, por ejemplo, en preparar un examen, aprender un idioma, correr la primera maratón, escribir un libro, etc. En mi ámbito laboral, yo puedo plantear la consecución de mis objetivos profesionales como proyectos individuales: llevar a cabo una investigación, construir mi marca personal, aumentar mis ventas, etc.
Los proyectos pueden tener lugar dentro de un equipo autoorganizado, como es organizar un viaje, unas vacaciones, proyectos de voluntariado, una boda, etc. En el ámbito profesional, tenemos ejemplos de proyectos empresariales con equipos autoorganizados cuando varios emprendedores se unen para crear un negocio, construir una aplicación, etc.
En los dos casos anteriores, los participantes no suelen apreciar la ventaja de la gestión profesional, y normalmente tienen razón. Las necesidades son diferentes cuando se trata de proyectos dentro de una organización, debido a que suele haber más personas cuyas necesidades hay que comprender, a las que periódicamente hay que rendir cuentas y finalmente, han de aceptar los productos entregados, los servicios implementados, o los resultados finales. Las organizaciones suelen ejecutar a la vez muchos proyectos que pueden agruparse dentro de departamentos o áreas de negocio, a cargo de un gerente funcional. Adicionalmente, muchos proyectos han de ejecutarse en bloque, en el ámbito de un programa (a cargo de un program manager), o bien forman parte de un plan estratégico y se gestionan como un portafolio (a cargo de un portfolio manager).
Por último, tenemos un nivel mayor de complejidad, que se corresponde con lo que denominamos la Economía de Proyectos: distintos departamentos de la misma organización (o de diferentes organizaciones) colaborando en proyectos conjuntos, con muchas personas colaborando desde distintos roles en los proyectos de uno o más equipos, departamentos, programas, portfolios u organizaciones.

Veamos a continuación un resumen de cómo se desarrolla el trabajo en cada caso, para comprender mejor por qué es imprescindible, en la economía de proyectos, la gestión profesional, colaborando con muchas personas a la vez, gracias a la tecnología.

1) Hacer las ideas realidad en Proyectos Individuales

La forma más sencilla de representar un proyecto individual consiste en una serie de tareas más o menos organizadas (los puntos de la imagen), que una persona va realizando día tras día, hasta que satisface todos los requisitos:

La persona que trabaja en un proyecto individual suele tener libertad para plantear y ejecutar su trabajo, desarrollar su creatividad y compaginar el proyecto con otras actividades. También se enfrenta a problemas típicos como son la multi-tarea, la procrastinación, la ley de Parkinson, el síndrome del estudiante, etc. Existen marcos metodológicos (GTD, 7 hábitos, etc.) que nos ayudan a ser efectivos para conseguir nuestros objetivos personales, a costa, eso sí, de una gran disciplina personal para incorporar ciertos hábitos.

2) Hacer las ideas realidad como equipo autoorganizado

La mayoría de los proyectos valiosos ya no se realizan individualmente, sino en equipo. Cuando las personas forman parte de un equipo cohesionado y sinérgico, los resultados son mucho mejores que la suma de partes. En la actualidad, existen muy buenas herramientas freemium para trabajar en equipo, evitando las reuniones presenciales con herramientas de videoconferencia como Zoom, llevando los ficheros a la nube con herramientas como Google Drive, las conversaciones a la nube con herramientas como Slack, y las tareas a la nube con herramientas como Asana.

El resultado de un proyecto realizado por un equipo autoorganizado es normalmente incierto: puede llegar a ser tan espectacular como Apple, o tan decepcionante como el 70-90% de start-ups que no superan su tercer año de vida. Existen marcos metodológicos efectivos para gestionar este tipo de proyectos, como Lean startup, Scrum y holocracia, pero como la mayoría de las tareas requieren una especialización de tipo técnico muy absorbente, se dedica poco esfuerzo a la gestión.

3) Hacer las ideas realidad en una Organización

En los casos anteriores no se plantea generalmente la necesidad de un perfil especialista en gestión de proyectos. Sin embargo, cuando el proyecto se desarrolla en el seno de una organización, ocurre que hay más personas cuya involucración es crucial para el éxito del proyecto. Aparece la necesidad de “gobernar” el proyecto en sus diferentes fases, con lo que aparecen roles diferenciados que no ejecutan tareas, sino que controlan o monitorizan el desempeño del proyecto: Stakeholders (SH), Sponsor (SP), Program Manager (PgM), Portfolio Manager (PfM), Project Management Office (PMO), Functional Manager (FM), etc.

Entre la capa de gobierno y el trabajo sobre las tareas concretas, aparece una capa propiamente de gestión, representada por el project manager profesional, que rinde cuentas periódicamente a los distintos interesados, con una cadencia regular, para anticipar problemas, medir el desempeño y tomar decisiones que permitan corregir las desviaciones. Esta actividad de seguimiento del proyecto se realizaba tradicionalmente en reuniones presenciales en las que el project manager preparaba unos documentos con los informes de estado del proyecto. En la actualidad, la tecnología puede facilitar la gestión del proyecto en línea. La información para el seguimiento puede elaborarse progresivamente por el equipo gestor, a medida que van ocurriendo los hechos relevantes, facilitando la involucración de un número ilimitado de interesados, que instantáneamente pueden comprobar el estado de los proyectos que monitorizan, hacer comentarios, dar retroalimentación, solicitar cambios, etc.

4) Hacer las ideas realidad en la Economía de Proyectos

En la Economía de Proyectos, cada vez hay mayor número de proyectos y más personas colaborando con distintos roles en proyectos de uno o más equipos, departamentos, programas, portfolios u organizaciones. La tecnología hace posible que distintos departamentos de la misma organización, o departamentos de diferentes organizaciones, colaboren en los proyectos de manera profesional. Gracias a PMPeople, los proyectos son accesibles en la nube. Desde su ordenador, tableta o teléfono móvil, cualquier persona puede acceder, con su rol diferenciado, a múltiples proyectos, de múltiples departamentos, de múltiples organizaciones. PMPeople significa “Personas colaborando en Gestión de Proyectos”. Es un producto freemium puro de gestión de proyectos, programas y portafolios, que compite con herramientas PPM como Microsoft Project Server, Sciforma, Clarity, SAP PPM, Planview, ProjectManager.com, SmartSheet, etc. Todas estas son herramientas de pago por usuario, no se han diseñado para dispositivos móviles, y no se integran fácilmente con otros productos. PMPeople puede usarse gratuitamente sin límite de tiempo y, en la modalidad premium solo los gestores cuentan para el pago (no los interesados ni los miembros de equipos). PMPeople se integra con herramientas de gestión de tareas como Asana, Jira, Wrike, Basecamp, Monday, ClickUP, Trello, etc. También se integra con herramientas de scheduling como Primavera, Microsoft Project, ProjectLibre, etc. PMPeople proporciona la tecnología para la transformación digital de las organizaciones en la economía de proyectos. Permite profesionalizar la gestión de los proyectos mediante la colaboración en línea entre personas que usan distintos roles. En el modelo de suscripción anual o mensual, solo se paga una cuota por quienes usen un rol de gestión de proyectos. Es decir, muchos usuarios no se contabilizan para el pago, si solo usan los roles: stakeholder, team member, resource manager o sponsor. Para consumir una licencia premium, un usuario debe usar al menos uno de los siguientes roles: Requester, PMO, PMO (supportive), Portfolio Manager, Program Manager, Project Manager, o Functional Manager. PMPeople tiene como misión la gestión profesional y colaborativa de proyectos, programas y portafolios, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Con PMPeople, las personas ya pueden colaborar de manera profesional para convertir las ideas en realidad.

Why PMPeople ?

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