PMPeople: la herramienta para la PMO Ágil

Debido a la vorágine actual provocada por la transformación digital, muchas Oficinas de Gestión de Proyectos (PMOs) ven como crece exponencialmente el número de proyectos que deben controlar, sin que este crecimiento venga acompañado de una mayor dotación de recursos. De la noche a la mañana, la alta dirección aprueba proyectos con alto componente tecnológico, que involucran trasversalmente a la organización y cuyos requisitos no están claros. Los comités de dirección piden a la PMO informes de estado, informes de riesgos, pronósticos de costes, etc. Los project managers piden recursos, orientación metodológica, etc. Los equipos piden cursos de agile, coaches, espacios de trabajo colaborativos, herramientas, etc. Muchos representantes del negocio siguen creyendo erróneamente que agile es una moda pasajera, o que solo aplica a proyectos software, etc.

A estas alturas, la PMO corporativa ya tiene claro que la forma de gestionar los proyectos adaptativos no debe ser predictiva, sino ágil. Una PMO Ágil tratará de poner en práctica ciertos paradigmas:

• Los proyectos deben orientarse al valor en lugar de a la planificación.
• Los representantes del negocio deben involucrarse para proporcionar retroalimentación continuamente.
• Debe haber personas con un rol funcional, especializadas en gestionar los requisitos y por otro lado, equipos responsables del desarrollo técnico. Es decir, hay que separar el qué, del cómo.
• La PMO no debe centralizar la gestión porque se convertiría en un cuello de botella. No debe introducir burocracia ni flujos de aprobación. Debe conseguir sus objetivos sin requerir más recursos.
• La PMO debe fomentar modelos de gestión distribuida: los project managers, program managers, portfolio managers, functional managers, resource managers, etc., deben repartirse la gestión en sus respectivas áreas de conocimiento, para que la PMO pueda enfocar mejor su trabajo.
• La coordinación de múltiples equipos debe realizarse siguiendo ciertos marcos de escalado ágil como SAFe, DA, LeSS, etc.

La herramienta PMPeople no evita la necesaria colaboración ágil cara a cara dentro de los equipos, la participación en las distintas ceremonias, la utilización de otras herramientas para comunicarse, radiar información, gestionar tableros virtuales, etc. Sí facilita enormemente, no obstante, la colaboración entre las personas involucradas en la gestión de proyectos, utilizando una herramienta accesible desde la aplicación móvil o vía Web, favoreciendo la orientación al valor y eliminando el desperdicio. También facilita el escalado ágil cuando deben colaborar grandes equipos.

Gracias a PMPeople, la PMO puede pasar de ser un cuello de botella, a una entidad facilitadora que logra entregar más proyectos de valor con éxito, en menos tiempo y con menor coste.