March 11, 2024
Hoy día, las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) orientadas al valor ya no necesitan procesos. No pueden conseguir que los equipos de proyecto tengan buen desempeño solo por hacerles seguir unos procedimientos o exigirles unos documentos. Tampoco pueden conseguir que los directivos tomen decisiones oportunas simplemente haciéndoles leer informes. Las PMOs que siguen estas prácticas son vistas por la alta dirección como centros de coste. Cuando vienen crisis, estas PMOs son reducidas, externalizadas o eliminadas.
La PMO debe conseguir entregar valor dedicando tiempo a anticipar problemas y gobernar el portafolio de proyectos. La PMO puede llegar a ser mucho más efectiva en el corto plazo, sin tener que incrementar sus recursos, trasladando la carga de gestión a los equipos de proyecto. Esta misión puede comenzar fomentando tres sencillos hábitos en los Project Managers:
Hipótesis: El control de un proyecto se consigue con informes orientados a “medir y tomar acciones preventivas/correctivas”.
Si los informes son laboriosos y su redacción lleva mucho tiempo, cuando haya trabajo “de verdad” no se harán. Solución: informes online:
Hipótesis: El project governance eficaz se consigue en conversaciones cara a cara con el PM.
El Project Manager rinde cuentas periódicamente a la PMO, aun cuando el proyecto vaya bien:
Hipótesis: Si el PM siente muchos ojos vigilando su proyecto, entonces será más efectivo como PM profesional.
La involucración de los interesados guarda relación directa con el éxito del proyecto. El “efecto panóptico” consiste en que los proyectos tengan «ojos vigilantes», que puedan ver el estado del proyecto desde su ordenador o desde su móvil, en cualquier momento y en cualquier lugar: