Las organizaciones proyectizadas organizan los Proyectos dentro de Unidades de Negocio (Business Units). Las organizaciones también suelen agrupar los Proyectos, si procede, en Programas y Portafolios. Revisemos las definiciones:
- Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los proyectos se pueden gestionar individualmente, o bien pueden agruparse en programas o portafolios.
- Un programa es un grupo de proyectos, subprogramas y actividades de programas relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.
- Un portafolio es un grupo de proyectos, programas, subportafolios y operaciones, gestionados como un grupo para alcanzar los objetivos estratégicos.
En PMPeople hemos tratado de implementar los 3 marcos estándar de gestión publicados por el PMI® con el fin de simplificar la curva de aprendizaje de cualquier profesional practicante Project Manager, Program Manager o Portfolio Manager.
La Guía de los Fundamentos para la Gestión de Proyectos (A Guide to the Project Management Body of Knowledge, o PMBOK®) identifica un conjunto de fundamentos para la gestión de proyectos, globalmente reconocido como marco de buenas prácticas, proporcionando una base sobre la que las organizaciones pueden construir metodologías, políticas, procedimientos, reglas, herramientas, técnicas, y fases del ciclo de vida necesarios para la práctica de la dirección de proyectos. La 6ª versión fue publicada en 2017, basada en el estándar ANSI/PMI 99-001-2017, incluyendo una guía para la gestión de proyectos ágiles. Los socios de PMI pueden descargar gratis la versión PDF en 12 idiomas (inglés, español, francés, alemán, italiano, portugués brasileño, ruso, chino simplificado, árabe, hindi, japonés y coreano).
El Estándar para la Gestión de Programas proporciona una guía sobre los principios de gestión de programas, incluyendo definiciones globalmente aceptadas, factores de éxito, dominios de conocimiento, ciclo de vida, principios, prácticas y actividades importantes para la gestión exitosa de los programas. La 4ª versión fue publicada en 2017. Los socios de PMI pueden descargar gratis la versión PDF en inglés.
El Estándar para la Gestión de Portafolios identifica los principios de gestión y dominios de gestión del desempeño globalmente reconocidos como buenas prácticas por las organizaciones que deben gestionar de forma efectiva inversiones, proyectos y programas. Cuando esta gestión es compleja e intensa se hace imprescindible aplicar una gestión de portafolios. La 4ª versión fue publicada en 2017. Los socios de PMI pueden descargar gratis la versión PDF en inglés.
Al empezar a usar PMPeople la primera recomendación es organizar los proyectos dentro de Unidades de Negocio, y también agruparlos, si procede, en Programas y Portafolios. Para ver cómo quedan organizados los proyectos, cualquier usuario, al registrarse, puede entrar en la “organización” gratuita PMPeople y ver 8 proyectos ejemplo, ejecutados desde 3 unidades de negocio, algunos de ellos gestionados como componentes dentro de 2 programas y 2 portafolios:
En PMPeople, un proyecto puede pertenecer a un programa (o no), y a cero, uno o varios portafolios. A su vez, un programa puede incluirse en cero, uno o varios portafolios. En la figura de arriba puede observarse que los proyectos pueden pertenecer a ningún programa (como el proyecto 7 y el 8), o sólo uno (el proyecto 1) pero pueden pertenecer a cero, uno o varios portafolios (por ejemplo, los proyectos 1 y 2 son componentes de los portafolios 1 y 2).
Para familiarizarse con la herramienta y cómo se organizan los proyectos, programas y portafolios, puede realizar este sencillo test: ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
En el siguiente vídeo puede ver la realización del test y la explicación de las respuestas: