La mayoría de los trabajadores del conocimiento están permanentemente conectados. Están habituados a colaborar sobre objetos en la nube: usan indistintamente su ordenador, tablet, o teléfono móvil, para trabajar concurrentemente, en cualquier momento y desde cualquier lugar, sobre una misma versión del documento, presentación, hoja de cálculo, artículo, diseño web, código software, prototipo, etc. Ya no hace falta instalar aplicaciones, descargar o enviar ficheros, integrar cambios, etc. Todos trabajan juntos sobre la misma versión de la verdad.
Las cosas complicadas no salen bien a la primera. Requieren la colaboración productiva de expertos, pero estos deben enfocarse en lo importante. Gestionar objetos en la nube puede mejorar exponencialmente la productividad y la calidad en el trabajo de estas personas. En la economía de proyectos, también ha llegado el momento de digitalizar la gestión, el conocimiento y las interacciones entre las personas que participan en proyectos, programas y portafolios.
Objetos en la nube para knowledge workers
El ejemplo más sencillo es un documento que debe redactar un grupo de expertos. Como todos tienen una conexión a internet estable, deciden trabajar en un documento de Google. Desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, de forma asíncrona, cada experto puede editar su parte del documento, controlando los cambios, y hacer comentarios sobre el resto. Toda esta operativa pueden hacerla con el teléfono móvil. Pueden compartir un enlace con otros expertos, para que puedan acceder en modo lectura, permitiéndoles o no hacer comentarios, o editar cambios.
Gestionar proyectos en la nube
La economía de proyectos promueve la autoorganización de los equipos. Estos equipos empoderados tienen estructuras horizontales, democráticas, que fomentan el consenso, la participación, la comunicación bidireccional con mayor número de interesados, y la orientación al valor facultando a los equipos para la toma de decisiones proactiva. En la economía de proyectos, la colaboración de los interesados debe ser inclusiva, frecuente, proactiva, cada vez más personas siguiendo el mismo proyecto. La tecnología ideal para conseguir esto es el teléfono móvil, pero la gente no suele leer documentos en el teléfono. El modelo para la gestión profesional de los proyectos en la nube no debe ser solo informacional (basado en documentos), sino transaccional: con objetos que los usuarios puedan leer, cambiar, crear y borrar desde su ordenador, tablet o teléfono móvil. Por ejemplo: una asignación, una imputación de horas, un gasto, un hito, un compromiso de comienzo/duración/final/coste, un riesgo, un seguimiento, un cambio, un comentario, una retroalimentación, etc.Los objetos para gestionar proyectos en la nube no deben ser informativos sino transaccionales.Los objetos que han de ser gestionados para profesionalizar la gestión de los proyectos en la nube no se reducen a los documentos del proyecto. Gestionar proyectos mediante documentos normalmente se motiva por el cumplimiento normativo, pero no garantiza la anticipación a los problemas, la consecución de objetivos de gestión, ni la entrega de valor. Muchos proyectos deben entregar un dossier documental para cumplir los requisitos conformidad de la organización. Muchos project managers utilizan los artefactos documentales también para gestionar, a medida que los van produciendo.
Gestionar proyectos mediante documentación no facilita la orientación al valor.Dado que la documentación suele calificarse como carga burocrática, documentar no suele resultar eficaz para distribuir la gestión. Los artefactos de gestión deben orientarse al valor y dirigirse a las personas adecuadas. Si la colaboración entre las personas queda registrada en objetos compartidos, siempre se podrá automatizar la generación del dossier documental al cerrar el proyecto.
Objetos para gestionar proyectos en la nube
Los objetos para gestionar en la nube profesionalmente proyectos, programas y portafolios, han de diseñarse teniendo en cuenta que hay tres elementos clave en la gestión profesional:- la descomposición
- los seguimientos periódicos
- la gestión colaborativa con roles de un equipo extendido
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