Los profesionales de proyectos recomiendan el registro de lecciones aprendidas en cualquier tipo de proyecto. Siendo cada proyecto un desafío diferente, con gran número de elementos nuevos e inciertos, ¿quién querría repetir los problemas de proyectos anteriores? Los problemas de ayer son los riesgos de hoy. Un contratista que nos decepcionó en el pasado, ¿tendrá buen desempeño en el proyecto actual?
Sería muy útil tener una base de datos de lecciones aprendidas. La organización ejecutora podría esperar (y exigir) que no se cometan los mismos errores, solo si facilita que los project managers accedan a este conocimiento explícito, debidamente clasificado y disponible de manera efectiva.
El problema con el registro de las lecciones aprendidas radica en su dificultad de implementación. Hacer explícito este conocimiento requiere una burocracia pesada, en el momento más inoportuno. Discutimos las lecciones aprendidas solo durante el cierre, cuando ya no recordamos bien lo que pasó, nos da pereza sentarnos a escribir sobre nuestros errores, y ya tenemos el foco puesto en el siguiente proyecto.
En la práctica, hablamos de lecciones aprendidas como parte de una dinámica de la reunión de fin de proyecto, como una retrospectiva final, útil para el crecimiento personal y las futuras relaciones profesionales entre los miembros del equipo, pero casi nunca queda un registro reaprovechable de conocimiento explícito.
«Capturar lecciones aprendidas en el cierre no es eficaz: No recordamos bien, no queremos documentar errores, y preferimos pensar en el siguiente proyecto.»
Los proyectos predictivos suelen exigir rellenar plantillas de documentos y seguir procesos rigurosos para producir el informe de lecciones aprendidas al final del proyecto.
En los proyectos ágiles, por el contrario, la operativa es más sencilla, pero muy eficaz. Las lecciones aprendidas se capturan cuando ocurren, en equipo, bajo el objetivo de la mejora continua, aplicable en el mismo proyecto, en el corto plazo. Cuando se practican iteraciones, estas terminan con una retrospectiva en la que el equipo decide, por su propio interés, qué hay que evitar y mejorar, y qué poner en práctica en el siguiente ciclo. El registro de estos ítems de mejora ya constituye una base de lecciones aprendidas de alta calidad.