Los profesionales de proyectos recomiendan el registro de lecciones aprendidas en cualquier tipo de proyecto. Siendo cada proyecto un desafío diferente, con gran número de elementos nuevos e inciertos, ¿quién querría repetir los problemas de proyectos anteriores? Los problemas de ayer son los riesgos de hoy. Un contratista que nos decepcionó en el pasado, ¿tendrá buen desempeño en el proyecto actual?
Sería muy útil tener una base de datos de lecciones aprendidas. La organización ejecutora podría esperar (y exigir) que no se cometan los mismos errores, solo si facilita que los project managers accedan a este conocimiento explícito, debidamente clasificado y disponible de manera efectiva.
El problema con el registro de las lecciones aprendidas radica en su dificultad de implementación. Hacer explícito este conocimiento requiere una burocracia pesada, en el momento más inoportuno. Discutimos las lecciones aprendidas solo durante el cierre, cuando ya no recordamos bien lo que pasó, nos da pereza sentarnos a escribir sobre nuestros errores, y ya tenemos el foco puesto en el siguiente proyecto.
En la práctica, hablamos de lecciones aprendidas como parte de una dinámica de la reunión de fin de proyecto, como una retrospectiva final, útil para el crecimiento personal y las futuras relaciones profesionales entre los miembros del equipo, pero casi nunca queda un registro reaprovechable de conocimiento explícito.
«Capturar lecciones aprendidas en el cierre no es eficaz: No recordamos bien, no queremos documentar errores, y preferimos pensar en el siguiente proyecto.»
Los proyectos predictivos suelen exigir rellenar plantillas de documentos y seguir procesos rigurosos para producir el informe de lecciones aprendidas al final del proyecto.
En los proyectos ágiles, por el contrario, la operativa es más sencilla, pero muy eficaz. Las lecciones aprendidas se capturan cuando ocurren, en equipo, bajo el objetivo de la mejora continua, aplicable en el mismo proyecto, en el corto plazo. Cuando se practican iteraciones, estas terminan con una retrospectiva en la que el equipo decide, por su propio interés, qué hay que evitar y mejorar, y qué poner en práctica en el siguiente ciclo. El registro de estos ítems de mejora ya constituye una base de lecciones aprendidas de alta calidad.
Lecciones Aprendidas con Herramientas
Cualquier sistema de información que facilite el registro de lecciones aprendidas en proyectos debe satisfacer, entre otros, los siguientes requisitos clave:
- Captura en Tiempo Real: El sistema debe admitir la captura en tiempo real de las lecciones aprendidas a medida que ocurren durante el proyecto, fomentando la documentación oportuna.
- Seguridad: Asegurar que la información sensible esté adecuadamente protegida y que el acceso esté controlado para evitar accesos no autorizados.
- Usabilidad: El sistema debe ser fácil de usar y permitir que los gestores del proyecto ingresen y accedan a las lecciones aprendidas fácilmente, garantizando que el conocimiento esté disponible para quienes lo necesitan.
- Aplicación Móvil: Debe proporcionar acceso móvil para permitir que los gestores capturen lecciones aprendidas sobre la marcha.
- Categorización: Debe permitir la categorización y etiquetado de las lecciones para facilitar la búsqueda y recuperación de conocimientos específicos.
- Búsqueda: El sistema debe contar con una sólida funcionalidad de búsqueda y recuperación para localizar rápidamente lecciones aprendidas relevantes según varios criterios.
- Escalabilidad: El sistema debe ser capaz de manejar un volumen creciente de lecciones aprendidas a medida que se llevan a cabo más proyectos.
Lecciones Aprendidas con PMPeople
PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto. En PMPeople pensamos que las lecciones aprendidas son muy valiosas para los profesionales de proyectos (también como base para automatizar el conocimiento). En todos los proyectos, ya sean predictivos o ágiles, el equipo gestor puede registrar las lecciones aprendidas cuando ocurren, reaprovechar lecciones de otros proyectos y, más importante, preparar las propias para el reúso posterior. En PMPeople, cualquier persona que gestione el proyecto puede acceder fácilmente a la información de las lecciones aprendidas en la pestaña CIERRE. Esta pestaña permanece accesible a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, no solo durante la fase de cierre. Si el proyecto se encuentra en los estados “cierre” (ya no se admiten imputaciones) o “archivado” (ya no se admiten cambios) esta pestaña se abre por defecto al entrar en el proyecto. El menú de esta pestaña ofrece dos opciones:- El informe de cierre se puede acceder en la opción Informe de Cierre.
- El registro de lecciones aprendidas se actualiza en la opción Registro de Lecciones Aprendidas.
- Los gestores pueden marcar una lección que registran como visible o no, editable por otros o no. Pueden reusar lecciones de un proyecto concreto si tienen el código privado del proyecto.
- Los directores de proyectos (y asistentes de directores de proyectos) pueden reusar lecciones aprendidas de sus proyectos, o de otros proyectos dentro de los departamentos en que han dirigido (o ayudado).
- Los directores de portafolios y programas pueden reusar lecciones de los proyectos de sus portafolios o programas.
- Los que usan el rol PMO (Project Management Office) ven el repositorio de todos los departamentos de la organización.
- Solo lo que se comparta en la organización «PMPeople» es visible por todos los usuarios. Las lecciones de un proyecto de una organización no son visibles en otra organización distinta, aunque el usuario tenga acceso.
