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Lecciones Aprendidas en Gestión de Proyectos
By Jose Barato
February 15, 2025
5 minutes read
Los profesionales de proyectos recomiendan documentar las lecciones aprendidas en todo tipo de proyectos. Cada proyecto es un desafío único con una cantidad significativa de componentes nuevos e inciertos. ¿Quién querría tener los mismos problemas que en proyectos anteriores? Los problemas de ayer son los riesgos de hoy. Imaginemos a un contratista que tuvo un mal desempeño en el pasado. ¿Podemos confiar en él en el proyecto actual?
Las bases de datos de lecciones aprendidas son sumamente valiosas. La organización ejecutora podría esperar (y exigir) que no se repitan los mismos errores, pero esto sólo puede ocurrir si facilita el acceso a este conocimiento explícito, debidamente categorizado y efectivamente disponible para los gerentes de proyectos.
El desafío con los registros de lecciones aprendidas radica en su dificultad de implementación. Hacer explícito este conocimiento suele requerir una burocracia pesada en el momento más inoportuno. Normalmente, solo hablamos de las lecciones aprendidas durante el cierre del proyecto, cuando los recuerdos se han desvanecido, somos reacios a documentar nuestros errores y nuestra atención ya está centrada en el próximo proyecto.
En la práctica, hablamos de lecciones aprendidas como parte de la dinámica de la reunión de cierre del proyecto, básicamente como una retrospectiva final. Si bien esto puede ser valioso para el crecimiento personal y las futuras relaciones profesionales entre los miembros del equipo, a menudo no da como resultado un registro reutilizable de conocimientos explícitos.
Esto resalta la necesidad de un enfoque más simplificado y continuo para capturar las lecciones aprendidas durante todo el ciclo de vida del proyecto para superar estos desafíos de implementación y facilitar la reutilización de conocimientos valiosos.
«Capturar las lecciones aprendidas al cierre del proyecto no es efectivo: no las recordamos bien, no queremos documentar los errores y preferimos pensar en el próximo proyecto.»
Los proyectos predictivos a menudo requieren completar plantillas de documentos y seguir procesos estrictos para producir el informe de lecciones aprendidas al final del proyecto.
En cambio, en los proyectos ágiles el proceso es más sencillo pero muy eficaz. Las lecciones aprendidas se van capturando a medida que se van produciendo, de forma colaborativa, con el objetivo de una mejora continua aplicable dentro del mismo proyecto en el corto plazo. Cuando se practican iteraciones, se concluye con una retrospectiva en la que el equipo decide, para su propio beneficio, qué es necesario evitar, mejorar e implementar en el siguiente ciclo. El registro de estos elementos de mejora ya constituye una base de alta calidad para las lecciones aprendidas.
Lecciones aprendidas con herramientas
Cualquier sistema de información que facilite el registro de las lecciones aprendidas en los proyectos debe cumplir, entre otros, los siguientes requisitos clave:
- Captura en tiempo real: El sistema debe permitir la captura en tiempo real de las lecciones aprendidas a medida que ocurren durante el proyecto, fomentando así la documentación oportuna.
- Seguridad: Asegúrese de que la información confidencial esté adecuadamente protegida y que el acceso esté controlado para evitar el acceso no autorizado.
- Facilidad de uso: El sistema debe ser fácil de usar y permitir a los gerentes de proyectos ingresar y acceder fácilmente a las lecciones aprendidas sin un esfuerzo significativo, asegurando que el conocimiento esté disponible para quienes lo necesitan.
- Aplicación móvil: Proporcionar acceso móvil para permitir que los gerentes de proyectos capturen las lecciones aprendidas sobre la marcha.
- Categorización: Debería permitir la categorización y el etiquetado de lecciones para facilitar la búsqueda y recuperación de información específica.
- Buscar: El sistema debe tener una sólida funcionalidad de búsqueda y recuperación para localizar rápidamente las lecciones aprendidas relevantes basándose en diversos criterios.
- Escalabilidad: El sistema debería poder manejar un volumen creciente de lecciones aprendidas a medida que se emprenden más proyectos.
Lecciones aprendidas con PMPeople
En PMPeople, creemos que las lecciones aprendidas son muy valiosas para los profesionales del proyecto. —También como base para la automatización del conocimiento. En todos los proyectos, ya sean predictivos o ágiles, el equipo de gestión de proyectos puede registrar las lecciones aprendidas a medida que ocurren, reutilizar las lecciones de otros proyectos y, lo más importante, preparar las suyas para su reutilización en el futuro..
Es fácil acceder a los datos de lecciones aprendidas en PMPeople. Se puede acceder a la pestaña CIERRE durante todo el ciclo de vida del proyecto, no solo cuando el proyecto se está cerrando. Esta pestaña se abre automáticamente cuando el estado del proyecto es “cerrando” (no se permiten informes de tiempo o gastos) o “archivado” (no se permiten actualizaciones).Los gerentes de proyecto pueden acceder a la información de cierre del proyecto:
- Se puede gestionar el informe de cierre.
- El registro de lecciones aprendidas se puede actualizar.
A continuación se presentan algunas notas de implementación de las lecciones aprendidas en PMPeople:
- Los administradores pueden marcar una lección que registren como visible o no, y editable por otros o no. Pueden reutilizar lecciones de un proyecto específico si tienen el código privado del proyecto.
- Los gerentes de proyectos (y sus asistentes) pueden reutilizar las lecciones aprendidas de sus proyectos o de otros proyectos gestionados (o asistidos) en las unidades de negocios a las que pertenecen.
- Los administradores de carteras y programas pueden reutilizar las lecciones de los proyectos dentro de sus carteras o programas.
- Los usuarios con el rol de PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) pueden acceder al repositorio de todas las unidades de negocio de la organización.
- Solo lo que se comparte dentro de la organización «PMPeople» es visible para todos los usuarios. Las lecciones de un proyecto en una organización no son visibles en otra organización, incluso si el usuario tiene acceso.