Inteligencia Artificial en herramientas de Gestión de Proyectos
September 11, 2023
El pasado mes de marzo, Microsoft presentó 365 Copilot, la nueva versión de Microsoft Office sobre GPT-4, con la promesa de que revolucionará el trabajo del conocimiento. Podremos pedirle a Word que redacte un documento, a PowerPoint que prepare una presentación, a Excel que analice unas cifras, a Outlook que responda correos, a Teams que resuma las decisiones tomadas en la reunión, etc., teniendo en cuenta el contexto del trabajador concreto dentro de la organización, las políticas corporativas, la confidencialidad de la información, etc.
Desde entonces, la inteligencia artificial monopoliza los debates sobre las herramientas del trabajador del conocimiento. La innegable mejora de productividad por conversar con un programa que ahorra buscar en Google, y es capaz de responder texto que parece humano, nos ha hecho soñar con avances tecnológicos revolucionarios que cambiarán nuestra forma de trabajar, relacionarnos, opinar, decidir, e incluso pensar por nosotros mismos.
«ChatGPT ahorra buscar en Google y responde un texto que parece humano».
Comprobamos que esta revolución ya está cambiando la industria de la publicidad digital, y con facilidad extendemos estos cambios a otros sectores, como es el caso de las herramientas de gestión de proyectos. Pensamos que la IA puede planificar proyectos, redactar informes, asignar tareas, automatizar avisos y recomendaciones, anticipar problemas, evaluar el desempeño de las personas, analizar tendencias, etc. Damos por hecho que todo esto ya es posible, y nos lanzamos a debatir sobre cuestiones éticas, de seguridad y conformidad.
Cuando volvemos a la realidad de nuestros proyectos, seguimos usando las herramientas de siempre. Los fabricantes dicen que ya incorporan funcionalidades de IA, pues no pueden evitar sumarse a los mensajes de adopción. Usamos las mismas funciones, pero ahora nos parecen más «inteligentes». Por ejemplo: descubrimos un botón para ver la lista de proyectos en rojo, o seguimos un asistente para registrar un riesgo, y eso nos parece inteligencia artificial, pero es el mismo programa de siempre.
A día de hoy, septiembre de 2023, todavía es pronto para hablar de inteligencia artificial en el ámbito de la gestión de proyectos profesional. Para que un software pueda ayudarnos a planificar líneas base de alcance, tiempo y costes, dar seguimiento, sugerir acciones, anticipar problemas, evaluar desempeños, etc., es fundamental disponer de una base de datos de proyectos en el contexto de la organización, alojada en servidores privados de la propia organización. Esta base de datos debe tener registrados suficientes datos, de muchos proyectos, durante más de un año.
Esta base de datos de proyectos debe estar estructurada en un modelo que recoja los hechos de gestión, al nivel de cada departamento, portafolio, programa, proyecto, paquete de trabajo, tarea, requisito, entregable, persona, actuación, decisión, seguimiento, etc. Debe distinguir los diferentes usos que hacen las personas según su rol en el proyecto y, más importante, debe registrar los diferentes estados que ha atravesado el proyecto, seguimiento tras seguimiento.
Inteligencia Artificial en PMPeople
PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto. En PMPeople mantenemos la información estructurada desde el lanzamiento en 2018. Tenemos los datos provenientes de los usuarios que gestionan sus proyectos desde la organización gratuita, en su mayoría proyectos personales, prácticas de gestión de proyectos en cursos, y pruebas del producto. También mantenemos los datos de los usuarios de organizaciones premium, que le dan un uso más profesional al producto. En todo caso, los datos son curados para garantizar la confidencialidad, de manera que sólo los usuarios autorizados tengan acceso exclusivo a su información. Al estar los datos cifrados, ningún empleado de PMPeople podría ver información en claro de ningún proyecto. Las organizaciones premium pueden alojar PMPeople en sus propios servidores. Al finalizar cada proyecto, queda registrada la información para gestionar el inicio, la planificación, el control y el cierre, así como la información registrada por los interesados y miembros del equipo. Observamos cómo el número de interesados (hay proyectos con más de 50) junto con el número de seguimientos bien informados, correlaciona positivamente con ciertos indicadores de éxito (desviación en tiempo y coste, retroalimentaciones favorables, índice de felicidad del equipo, etc.). Nuestro modelo de inteligencia artificial aplicada a proyectos puede visualizarse en el siguiente vídeo: En un futuro, la persona que responderá detrás del chatbox ya no será un humano, sino una IA que habrá sido entrenada con la información del contexto de un buen número de proyectos de la organización. La buena noticia es que tecnología ya está disponible.