Gestión profesional de proyectos en startups

Las startups necesitan buenas ideas. Su éxito, no obstante, depende fuertemente de su capacidad de ejecución para transformar dichas ideas en realidad. Esto implica que necesitan gestionar sus proyectos profesionalmente, sin burocracia, orientándose al valor, en equipos autoorganizados integrados por personas que colaboran proactivamente, usando roles diferenciados, con tecnología que les permite conectarse a sus proyectos en la nube.

El resultado de un proyecto realizado por un equipo autoorganizado es incierto: puede llegar a ser tan espectacular como Apple, o tan decepcionante como el 70-90% de startups que no consiguen superar su tercer año de vida. Existen marcos metodológicos efectivos para gestionar los proyectos ágiles, como Scrum, pero como la mayoría de las tareas requieren una especialización técnica muy absorbente, los miembros del equipo dedican poco esfuerzo a la gestión.

Cuando una startup supera su fase inicial y consigue financiación, ocurre que hay más iniciativas, y hay más personas cuya involucración es crucial para transformar las ideas en realidad. Las startups maduras suelen ejecutar a la vez muchos proyectos que se agrupan en múltiples iniciativas estratégicas. Surge la necesidad de “gobernar” todos los proyectos en sus diferentes fases, con lo que aparecen roles diferenciados que ya no ejecutan tareas, sino que controlan o monitorizan el desempeño de los proyectos.

Entre quienes gobiernan el desempeño de los proyectos y los que trabajan en las tareas concretas del día a día, aparece una capa de gestión intermedia, representada por el project manager, que rinde cuentas periódicamente a los distintos interesados, con una cadencia regular, para anticipar problemas, medir el desempeño y tomar decisiones que permitan corregir las desviaciones sobre los objetivos, antes de que sea demasiado tarde.

Esta actividad de seguimiento del proyecto se realizaba tradicionalmente en reuniones presenciales en las que el project manager preparaba unos documentos con los informes de estado del proyecto. En la actualidad, la tecnología puede facilitar la gestión de los proyectos en línea. La información para el seguimiento puede elaborarse progresivamente en equipo, a medida que van ocurriendo los hechos relevantes, facilitando la involucración de un número ilimitado de interesados, que instantáneamente pueden comprobar el estado de los proyectos que monitorizan, hacer comentarios, dar retroalimentación, solicitar cambios, etc.

En la actualidad, existen muy buenas herramientas gratuitas para trabajar en equipo, llevando las reuniones a la nube con herramientas de videoconferencia, llevando los ficheros a la nube con herramientas de compartición de ficheros, las conversaciones a la nube con herramientas de mensajería instantánea, y las tareas a la nube con herramientas de gestión de tareas.

Las startups necesitan también sus proyectos en la nube. Las personas involucradas necesitan poder expresarse y contribuir en tiempo real, usando el lenguaje de la gestión profesional de proyectos: con informes de seguimientos, solicitudes de cambios, riesgos, hitos, líneas base, etc.