Gestión de Riesgos con PMPeople

Un riesgo de proyecto es un evento incierto o condición que, en caso de producirse, produciría un efecto positivo o negativo sobre los objetivos de gestión del proyecto. Es decir, si se materializan, pueden hacer que el proyecto termine antes o después, con menor o mayor presupuesto, con mayor o peor calidad, etc.

El project manager, u otro usuario usando un rol gestor equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), y también el rol solicitante (RQ), pueden planificar, implementar y controlar los riesgos en la opción LOGS > Risk Register:

Puede añadirse un nuevo riesgo pulsando el icono más [+]. Los riesgos existentes se pueden abrir pulsando en el nombre o en el icono mayor [>]. Al abrir un riesgo, se puede eliminar pulsando el icono aspa [X].

Un riesgo se detalla con la siguiente información:

• Work Package: Paquete de trabajo más relacionado con el riesgo. Elegir el paquete #0 para riesgos globales. Campo obligatorio.
• Risk Name: Nombre del riesgo. Campo obligatorio.
• ID: Código identificador del riesgo.
• Risk Category: Categoría, o tipo de riesgo. Cada unidad de negocio tiene sus propias categorías de riesgos.
• Materialized? Campo para marcar si se materializó eventualmente el riesgo.
• Description: La descripción del riesgo.
• Trigger: Descripción del evento o situación que indica que un riesgo está por ocurrir.
• Assigned to: Persona responsable de implementar la respuesta al riesgo. Escriba un nombre o seleccione un miembro del equipo.
• Status: El estado en el que se encuentra el riesgo, a elegir entre: abierto, cerrado, o en observación (wacth list). Campo obligatorio.
• Probability: La probabilidad asignada al riesgo, a elegir entre muy baja, baja, media, alta o muy alta.
• Impact: El impacto asignado al riesgo, a elegir entre muy bajo, baja, medio, alto o muy alto.
• Rating: Expresa el grado de exposición del proyecto al riesgo, o su importancia relativa frente al resto de riesgos. Se calcula automáticamente multiplicando los valores de probabilidad e impacto. Si el resultado es inferior a 7, se muestra en color verde. Entre los valores 7 y 14 se muestra en color amarillo. Para valores superiores a 15 se muestra en color rojo.
• Response: Respuesta al riesgo que será implementada, a elegir entre aceptar, evitar, contener, mitigar, transferir o escalar (accept, avoid, contain, mitigate, transfer, escalate).
• Mitigation Actions: Actividades a desarrollar antes de la posible ocurrencia del riesgo.
• Contingency Actions: Actividades a desarrollar después de la posible ocurrencia del riesgo.
• Date Logged: Fecha de registro del riesgo. Campo obligatorio.
• Due Date: Mejor estimación de la fecha para la posible ocurrencia del riesgo.
• Materialization Date: Fecha real de la ocurrencia del riesgo.
• Date Closed: Fecha de cierre del riesgo.
• Concluding Comments: Los comentarios finales relativos a cómo el riesgo fue gestionado serán muy útiles para otros project managers de futuros proyectos que tengan incertidumbres parecidas.

Los interruptores encima de la lista permiten mostrar los riesgos cerrados [Showing Closed], o bien ocultarlos [Hidding Closed], y también ordenar la lista según el Rating (de mayor a menor) o Due Date (de fecha más próxima a más lejana).

Por último, es posible filtrar el registro de riesgos según la persona asignada, la categoría de riesgo, el estado, el grado de exposición, si se han materializado o no, y por rango de fechas de ocurrencia estimadas.

Aquí un vídeo explicando cómo gestionar riesgos en PMPeople (15′)