Los jefes normalmente no compran la gestión de proyectos. Aprueban proyectos, pero no asignan a nadie para visualizar el cuadro completo, anticiparse a los problemas, hacer pronósticos, rendir de cuentas y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito. Ven que el equipo del proyecto se autogestiona a base de reuniones, a las que a veces asisten para informarse y otras para resolver problemas sobre la marcha.
Si nadie gestiona el proyecto como tal, no es sorprendente que termine con sobrecoste, retraso, sin cumplir los objetivos y sin entregar el valor. Un profesional de proyectos sabría cómo hacerlo mejor, pero como tenemos fama de burócratas (documentos, procesos, flujos de aprobación y más reuniones), prefieren las crisis, es decir: reaccionar improvisando ante los problemas, cuando ya es demasiado tarde.
Muchas organizaciones han descartado la gestión por proyectos porque la asocian con sobrecarga de procesos y burocracia. Todos los días deciden acometer esfuerzos temporales, con objetivos de negocio concretos, que se deben ejecutar en equipo, optimizando el uso de recursos y maximizando la entrega de valor, pero gestionan estos esfuerzos como operaciones, a base de reuniones y voluntarismo.
El consenso generalizado es que un project manager es una persona que se dedica a seguir estructurados procesos y flujos de trabajo, enviar documentos, asignar tareas a los miembros del equipo, robándoles tiempo de trabajo efectivo con burocracia que no aporta valor.
«Un project manager roba tiempo de trabajo efectivo con burocracia que no aporta valor.»
En las organizaciones de gran tamaño, todos los días, alguien autoriza la ejecución de proyectos, fuera del curso de las operaciones repetitivas como, por ejemplo:
- Añadir funcionalidades diferenciales, o rediseñar la experiencia del usuario de productos.
- Hacer crecer el tráfico web, aumentar las tasas de conversión, retención, usuarios activos, reducir los costes de adquisición, la tasa de abandono, etc.
- Diseñar, implementar y medir el éxito de campañas de marketing.
- Implementar medidas para aumentar las ventas del ejercicio anterior.
Después de autorizar este tipo de esfuerzo, los directivos confían en que la gente involucrada será capaz de autoorganizarse y serán informados cuando el esfuerzo concluya satisfactoriamente para decidir los siguientes pasos. Esperan tener que intervenir en las pocas ocasiones que surjan problemas, pero finalmente acaban saltando de proyecto a proyecto, solucionando crisis tras crisis.
«El directivo salta de un proyecto a otro para solucionar crisis tras crisis.»
Los profesionales de proyectos discutimos frecuentemente en reuniones de PMI, o mientras impartimos clases gestión de proyectos en empresas, universidades, masters, etc. Cuando hablamos de nuestra profesión, el consenso es contrario a «robar tiempo de trabajo efectivo con burocracia que no aporta valor». Pensamos que un project manager profesional es cada día más necesario para transformar las ideas en realidad, a tiempo, en coste, cumpliendo los objetivos del negocio y maximizando la entrega de valor.
¿Qué se puede hacer para que los proyectos se gestionen de manera profesional en las organizaciones, en vez de confiar en que los proyectos se llevan a buen término solo con reuniones?
Gestión de Proyectos sin Procesos con PMPeople
PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto. En PMPeople facilitamos la gestión de proyectos sin procesos: las personas interaccionan bajo determinados roles, colaborando sobre un marco de gestión estandarizado que dice qué hay que hacer, pero no cómo, midiendo y ajustando el desempeño en seguimientos ligeros y frecuentes, dando voz a cualquier interesado o miembro del equipo para que puedan trasladar comentarios, solicitar cambios, etc.