Cuando todo el trabajo del proyecto está hecho, es decir, se aceptan los entregables, se cierran los contratos, se libera a los miembros del equipo, el producto del proyecto (producto, servicio o resultado final) se traslada correctamente a las operaciones con la capacitación correcta, etc., todavía hay trabajo por hacer: hay que realizar el cierre formal del proyecto.
Una vez finalizado el trabajo técnico del proyecto, hay algo más que hacer: hay que realizar el cierre formal del proyecto.
Al cerrar un proyecto o una fase, los gerentes de proyecto pueden ayudar a comunicarse de manera efectiva con las partes interesadas, especialmente aquellas que están nerviosas porque saben que no podrán solicitar más cambios y necesitan asegurarse de que se cumplan todos los requisitos del proyecto. Los gerentes de proyecto profesionales saben que su desempeño será evaluado al cierre del proyecto: los gerentes de proyecto son considerados buenos profesionales solo si cumplen con los objetivos de gestión del proyecto.
Los proyectos comienzan con el final en mente. Se trata de terminar a tiempo, en una fecha determinada. Otros objetivos de gestión, no menos importantes, son terminar dentro del presupuesto, entregar unos productos y no otros, conseguir que los productos tengan buena pinta desde la perspectiva del cliente, etc. Si puede durar para siempre, llámalo operación, no proyecto. La necesidad de que esté terminado es el rasgo más distintivo de un proyecto.
Sin embargo, algunos proyectos defectuosos producen productos excelentes. Pueden terminarse demasiado tarde, superar el presupuesto, etc. Los proyectos fracasan cuando no cumplen los objetivos de gestión. Los gerentes de proyectos profesionales trabajan para terminar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto, dentro de los límites de financiamiento, entregando productos de alta calidad, dentro del alcance, cumpliendo con las expectativas, logrando un equipo sinérgico cohesivo, cerrando contratos, haciendo la transición del producto a las operaciones, entregando el valor y manteniendo el caso de negocios dentro del objetivo.
Dado que cada objetivo de la gestión de proyectos es muy importante, todos los proyectos deben estar orientados al valor. Sin embargo, Las organizaciones generalmente están más preocupadas por el tiempo y el costo. Mientras los proyectos están en ejecución, los altos directivos se preocupan por los costes, ya que solo hay flujos de caja negativos. Los responsables financieros ven los proyectos como inversiones que utilizan recursos, pagan a los contratistas, compran activos y generan muchos gastos. Los flujos de caja positivos se producirán una vez finalizado el proyecto. La previsión del rendimiento de la inversión después de varios años se puede calcular correctamente en la fase de operación.
Del mismo modo, los gerentes de proyectos profesionales están más preocupados por el tiempo y el costo. Si un proyecto fracasa y no genera el valor esperado, suele haber una explicación relacionada con el entorno empresarial. Si un proyecto termina demasiado tarde o se excede demasiado del presupuesto, el responsable es el director del proyecto. No es justo, pero así es. Ningún director lo diría abiertamente, pero esa es la razón principal por la que las organizaciones quieren directores de proyectos profesionales a cargo: para echarle la culpa a alguien si el proyecto no se termina a tiempo y dentro del presupuesto.
Los gerentes de proyecto desarrollan muchas actividades de cierre, entre ellas:
- Obtener la aceptación final de los entregables del proyecto por parte de las partes interesadas pertinentes para confirmar que se cumplieron con el alcance y los entregables del proyecto.
- Transferir la propiedad de los entregables a las partes interesadas asignadas de acuerdo con el plan del proyecto para facilitar el cierre del proyecto.
- Obtener el cierre financiero, legal y administrativo utilizando prácticas y políticas generalmente aceptadas para comunicar el cierre formal del proyecto y asegurar la transferencia de responsabilidad.
- Preparar y compartir el informe final del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de comunicaciones para documentar y transmitir el desempeño del proyecto y ayudar en la evaluación del proyecto.
- Recopilar las lecciones aprendidas que se documentaron a lo largo del proyecto y realizar una revisión integral del proyecto para actualizar la base de conocimientos de la organización.
- Archivar los documentos y materiales del proyecto utilizando prácticas generalmente aceptadas para cumplir con los requisitos legales y para su posible uso en proyectos y auditorías futuras.
- Obtener retroalimentación de las partes interesadas relevantes utilizando herramientas y técnicas apropiadas y con base en el plan de gestión de las partes interesadas para evaluar su satisfacción.
Los datos de cierre de proyectos son de fácil acceso en PMPeople. Se puede acceder a la pestaña CIERRE en cualquier momento, no solo cuando el proyecto se está cerrando. Esta pestaña se abre automáticamente cuando el estado del proyecto es “cerrando” (no se permiten informes de tiempo o gastos) o “archivado” (no se permiten actualizaciones). Los gerentes de proyectos pueden acceder a la información de cierre de proyectos:
- Se puede leer el Informe de Cierre.
- Se puede actualizar el Registro de Lecciones Aprendidas.
En este post detallamos la implementación desarrollada en PMPeople para el Informe de Cierre.
Los informes de cierre de proyectos generados en línea ahorran mucho tiempo a las organizaciones que pasan los procesos de auditoría ISO. Sin embargo, el valor principal está relacionado con que los gerentes pueden verificar el informe de cierre final en tiempo real, mientras el proyecto está en ejecución. Gestionar “con el fin en mente” mejora la gestión profesional de proyectos.
El Project Manager (PM), u otro rol gestor equivalente (Program Manager, Portfolio Manager, PMO Supportive, PMO, Requester y Sponsor), pueden visualizar la información del informe de cierre del proyecto en CIERRE > Informe de Cierre:
Las características del Informe de cierre se describen a continuación.
Característica 1) Acceder a la carpeta compartida con los Documentos del Proyecto Final
Característica 2) Descargue el Informe de Cierre como archivo PDF: 
Característica 3) Editar un cuadro de texto con los Comentarios finales sobre el desempeño del proyecto:
Característica 4) Resumen del proyecto muestra la información sobre el cliente, el alcance, los cambios aprobados, las fechas y los hitos globales:
Característica 5) El libro mayor del proyecto muestra la información sobre el margen financiero del proyecto y también información sobre cada paquete de trabajo, incluida la tarea de resumen del proyecto, con los datos de rendimiento sobre alcance, cronograma y costo:
Característica 6) El registro del proyecto muestra problemas y comentarios en orden cronológico:
Característica 7) Comentarios del proyecto muestra los comentarios provenientes de las partes interesadas (SH), los solicitantes (RQ) y los patrocinadores (SP) en orden cronológico:
Este vídeo muestra cómo gestionar informes de cierre en línea con PMPeople: