April 6, 2021
Las herramientas aplicables a la gestión de proyectos profesional han avanzado espectacularmente. Desde la aparición de las herramientas que evitaban la necesidad de pintar manualmente los cronogramas allá por los años 80 a la digitalización del puesto de trabajo en nuestros días, las personas que colaboran en proyectos han pasado de sentirse inmersas en una desesperante burocracia a verse abrumadas por una proliferación de herramientas colaborativas gratuitas o de bajo coste.
Cada vez se da mayor importancia a la gestión por proyectos porque suele marcar la diferencia competitiva entre las empresas. Se estima que en 2027 se necesitarán más de 90 millones de profesionales en gestión de proyectos. La figura del project manager es cada día más apreciada y se le dan mayores responsabilidades. Hemos pasado de tener que obedecer lo que pedía el patrocinador, a ejercer un papel más proactivo, a relacionarnos más con los altos directivos, anticiparnos a los problemas y sacar partido de las oportunidades.
Necesitamos una buena caja de herramientas para ser efectivos en ambientes cada día más distribuidos y colaborativos, con mayores necesidades de información en tiempo real. Afortunadamente para nosotros, no es previsible que los project managers acaben siendo sustituidos por robots. Las habilidades sociales seguirán siendo imprescindibles para la gestión exitosa de cualquier proyecto. Cuando los proyectos fracasan porque teminan muy tarde o con mucho sobrecoste, las causas no se encuentran en las herramientas o en las metodologías, que deberían ser un medio más que una finalidad en sí mismas. Las herramientas que usaremos en un futuro no nos sustituirán, pero sí nos ayudarán para ser más efectivos como project managers: repositorios de conocimiento de riesgos y lecciones aprendidas, plataformas para feedback interactivo, chatbots, asistentes de voz, inteligencia artificial, big data, business intelligence, blockchain, etc.
Las herramientas que usaremos en un futuro no nos sustituirán, pero sí nos ayudarán para ser más efectivos como project managers.
Con la consolidación del teletrabajo, al project manager profesional se le pide cada día un mayor coeficiente tecnológico. Ya nos parece que no es buen profesional si nos hace leer largos correos, documentos o presentaciones, anexa documentos (o peor aún, vídeos) en lugar de enlazarlos, nos incluye sin avisar en un grupo de WhatsApp, no tiene en cuenta los efectos psicológicos de las frecuentes videoconferencias, etc.
Cada día hay más herramientas, muy accesibles y bien diseñadas que, si se utilizan adecuadamente, pueden ahorrar gran cantidad de tiempo improductivo a los equipos de proyectos, permitiéndoles colaborar de forma eficaz. Por su lado, el project manager profesional que sabe usar adecuadamente herramientas productivas puede centrarse en lo más importante: gestionar las expectativas de los interesados, anticiparse a los problemas, liderar al equipo, corregir desviaciones, gestionar cambios, etc.
Ya no es necesario desarrollar herramientas a medida o lanzar un proyecto de transformación digital para mejorar la tecnología aplicable a la gestión de proyectos.El estado tecnológico actual ha llegado a tal punto, que es posible configurar una caja de herramientas gratuitas para cubrir la mayoría de las necesidades de cualquier proyecto, ya sea en organizaciones grandes o pequeñas, públicas o privadas, en proyectos de larga duración o cortos, con muchos o pocos recursos, predictivos o ágiles. Un project manager con experiencia en el uso apropiado de este tipo de herramientas puede contribuir enormemente a la transformación digital y la entrega de valor de su organización. Desde PMPeople solemos recomendar esta lista con nuestras 9 herramientas freemium preferidas:
Imágenes cedidas por la PMO de Econocom
Actualización: El pasado día 27/04/2021 entrevistamos a Alberto Sánchez Porras, director de la PMO de Econocom, sobre su experiencia con PMPeople y el governance a través de la herramienta Microsoft Power BI:Una organización premium con 200 team members y un project manager pagaría ¡solo 200 euros al año!Los principales beneficios de las organizaciones premium son los siguientes: