La Guía PM2 describe, para las actividades de cada grupo de procesos (Inicio, Planificación, Ejecución, Control, Cierre), qué artefactos deben producirse y qué roles, al elaborar los documentos, son responsables, encargados, dan soporte, son consultados o informados, lo cual puede representarse con una matriz RASCI (Responsible, Accountable, Supports, Consulted, Informed). A lo largo del ciclo de vida del proyecto se registrarán distintas versiones de dichos documentos con el fin de mantener evidencias actualizadas de todos los hechos significativos de la gestión.
Se ha publicado un conjunto de 33 plantillas documentales (la mayoría en formato Microsoft Word, y también algunos ficheros en Microsoft Excel), de gran calidad, cubriendo la mayoría de la problemática de gestión de proyectos de todo tipo, no solo del ámbito de la UE, y que se han diseñado para ser fácilmente adaptables dentro de las organizaciones.
La versión actualizada puede descargarse fácilmente, sin tener que registrarse, y sin coste alguno, en los siguientes enlaces:
A continuación, se reproducen las definiciones de los artefactos, tal y como aparecen en la guía.
Artefactos de Inicio
- 1. La Solicitud de Inicio del Proyecto es el punto de partida para documentar la propuesta del proyecto. Incluye una visión general de la situación actual (necesidades, problemas y oportunidades), los resultados deseados y las estimaciones de esfuerzo, impacto, riesgos, restricciones y supuestos asociados con la implementación de la solución.
- 2. El Caso de Negocio es un documento que proporciona información de contexto a los responsables sobre los costes del proyecto, beneficios, alineamiento estratégico y/o los problemas de negocio que el proyecto pretende resolver. Incluye los argumentos del proyecto, soluciones alternativas, se justifica la inversión en tiempo y esfuerzo y se estima el presupuesto.
- 3. El Acta de Constitución del Proyecto es un documento que recoge la esencia de la solución prevista en forma de necesidades y funcionalidades de alto nivel para proporcionar al lector una visión general de los entregables finales. Incluye información relativa al alcance del proyecto, coste, tiempo y riesgos, así como hitos, entregables, y también en cuanto a la organización y enfoque. Es un documento iniciado por el patrocinador del negocio. Autoriza formalmente la existencia del proyecto y la asignación equipo del proyecto. Otorga al Project Manager (PM) la autoridad para emplear los recursos de la organización en las actividades del proyecto.
Artefactos de Planificación
- 4. El Manual del Proyecto establece el enfoque de alto nivel para implementar los objetivos del proyecto. Es uno de los primeros artefactos de la fase de planificación. Identifica los estándares, roes, responsabilidades, enfoque y artefactos a usar.
- 5. La Matriz de Partes Interesadas del Proyecto enumera todos las personas, grupos u organizaciones involucradas en el proyecto, clarificando sus roles.
- 6. El Plan de Trabajo del Proyecto identifica y organiza el proyecto en entregables, paquetes de trabajos, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Establece una base para estimar la duración del proyecto, los recursos necesarios y las duraciones.
- 7. El Plan de Externalización describe las estrategias de contratación para externalizar servicios o productos para conseguir los objetivos del proyecto. Describe el alcance de los productos y/o servicios a contratar, identificando las responsabilidades durante el ciclo de vida del contrato. Incluye criterios para evaluar los servicios y entregables del contratista.
- 8. El Plan de Aceptación de Entregables es un artefacto de gestión de calidad. Define y documenta las actividades, responsabilidades y criterios de aceptación, así como los niveles de tolerancia.
- 9. El Plan de Transición define los prerrequisitos para desplegar la nueva solución. Es útil para asegurar una transición suave desde el proyecto a la operación.
- 10. El Plan de Implementación en el Negocio describe el impacto del proyecto en la organización solicitante, así como las actividades de gestión del cambio necesarias. La organización debe asegurar que el proyecto no interrumpe las operaciones del día a día, y que los resultados del proyecto se integran de manera efectiva en la organización. Incluye un plan de gestión del cambio para asegurar esto y para incrementar la probabilidad de alcanzar los resultados y beneficios esperados en el proyecto.
- 11. El Plan de Gestión de Requisitos describe el proceso de gestión de requisitos que se usará en el proyecto; define los roles y responsabilidades relacionadas con la gestión de requisitos; y especifica la metodología, estándares, técnicas y herramientas y plantillas a utilizar para gestionar los requisitos.
- 12. El Plan de Gestión de Cambios define y documenta el proceso de gestión de cambios del proyecto. Define las actividades, roles y responsabilidades para identificar, documentar, evaluar, aprobar, priorizar, implementar, controlar y comunicar los cambios del proyecto.
- 13. El Plan de Gestión de Riesgos define y documenta el proceso de gestión de riesgos del proyecto. Describe cómo los riesgos serán identificados y evaluados, qué técnicas y herramientas se usarán, los niveles y rangos de riesgo, los roles y responsabilidades, con qué frecuencia se revisarán los riesgos, etc. También define el proceso de monitorización y escalado, así como la estructura del registro de riesgos que se usará para documentar y comunicar los riesgos y las respuestas.
- 14. El Plan de Gestión de Incidencias define y documenta las actividades, roles y responsabilidades para identificar, evaluar, asignar, resolver y controlar las incidencias del proyecto.
- 15. El Plan de Gestión de Calidad define y documenta los requisitos de calidad del proyecto, incluyendo el enfoque de calidad, proceso y responsabilidades. Describe las actividades de aseguramiento y control de calidad que habrá que realizar durante el proyecto. También incluye el proceso de Gestión de la Configuración.
- 16. El Plan de Gestión de las Comunicaciones determina cómo comunicar a los diferentes interesados de la manera más efectiva y eficiente. Define y documenta los elementos a comunicar, formato, frecuencia, audiencia y resultados esperados. También define cómo comunicar el estado del proyecto y la asignación de actividades a los diferentes interesados, así como la estrategia de comunicación con cada interesado, atendiendo a sus intereses, expectativas e influencia en el proyecto.
Artefactos de Ejecución
- 17. El documento Agenda de Reunión indica los puntos a tratar.
- 18. El documento Acta de Reunión incluye los siguientes pasos después de la reunión.
- 19. El documento Informe de Progreso del Proyecto es un informe periódico frecuente (e.g. mensual, bimensual) que se envía al Project Steering Committee (PSC) con un resumen de una página explicando la situación del proyecto.
- 20. El documento Informe de Progreso del Proyecto EVM es similar al anterior, utilizando el método de Gestión del Valor Ganado para controlar el coste del proyecto.
- 21. El documento Formulario de Solicitud de Cambios recoge la necesidad y características de una solicitud de cambio en el proyecto.
- 22. El documento Informe de Situación del Proyecto es un artefacto creado por el Project Manager (PM) para informar al Project Steering Committee (PSC) sobre cómo va progresando el proyecto, en comparación con las líneas base y el Acta de Constitución del Proyecto. Incluye el estado de los entregables, esfuerzo, riesgos, incidencias más importantes, actuaciones, logros y cambios de alcance.
Artefactos de Monitorización y Control (registros)
- 23. El documento Registro de Riesgos es el repositorio central de todos los riesgos identificados por el proyecto o la organización. Incluye información para cada riesgo, tal como su probabilidad, impacto, nivel, estrategia de respuesta y persona encargada. También se puede denominar registro de riesgos o lista de riesgos.
- 24. El documento Registro de Incidencias es un registro usado para recopilar y mantener información sobre todos los problemas que están siendo gestionados formalmente. El Project Manager (PM) monitoriza el registro de incidencias de forma regular.
- 25. El documento Registro de Decisiones contiene un resumen de las decisiones tomadas en el proyecto. Permite dar visibilidad a las decisiones y trazar las responsabilidades sobre cómo y quién tomó las decisiones, cuándo se implementaron, y a quién se debió comunicar.
- 26. El documento Registro de Cambios registra los cambios en el proyecto, que serán usados para almacenar, evaluar, monitorizar, controlar y trazar las solicitudes de cambios y las decisiones respectivas. También sirve para comunicar los cambios al Project Owner (PO) y/o al Project Steering Committee (PSC).
Artefactos de Monitorización y Control (listas de control)
- 27. Las Listas de Control de Salida de Fase son hojas de cálculo usadas por el Project Manager (PM) para asegurar que se tienen todos los elementos necesarios antes de proceder a la siguiente fase o antes de cerrar la fase actual. Sirven para comprobar la información clave en cada fase y recopilar lecciones aprendidas.
- 28. La Lista de Control de Calidad es una herramienta usada a lo largo del proyecto (al realizar el control de calidad) para comprobar si las actividades de gestión de calidad se han realizado según se definió en el Plan de Gestión de Calidad.
- 29. La Lista de Control de Aceptación de Entregables se usa para asegurar que los entregables cumplen los objetivos y criterios predefinidos en el Plan de Aceptación de Entregables.
- 30. La Lista de Control de Transición ayuda al Project Manager (PM) al verificar si las actividades de transición del negocio se han realizado según lo planificado. Incluye una extensión para proyectos TIC.
- 31. La Lista de Control de Implementación en el Negocio ayuda al Business Manager (BM) y al Project Manager (PM) al verificar si las actividades de implementación del negocio se han realizado según lo planificado.
- 32. La Lista de Control de Partes Interesadas sirve de ayuda para gestionar a los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Artefactos de Cierre
- 33. El Informe de Fin de Proyecto resume la experiencia, el desempeño, lecciones aprendidas, prácticas exitosas y fallidas del proyecto.
Artefactos de PM² con PMPeople
Si bien la documentación es importante en cualquier proyecto, no hay que caer en el patrón descrito en el libro Adrenaline Junkies and Template Zombies: Understanding Patterns of Project Behavior. Concretamente, el patrón 86. Template Zombies, advierte de los peligros de dar más importancia a la forma que al fondo:
- cambios
- riesgos
- incidencias
- requisitos
- entregables
- hitos
- interesados
- adquisiciones
- lecciones aprendidas
- acta de constitución del proyecto
- acta de constitución del equipo
- calendarios
- registro de horas
- registro de gastos
- líneas base
- esfuerzo en horas
- tareas
- financiación
- fases
- informes de estado
- informes de progreso
- gestión del valor ganado
- retrospectivas
- etc.