Sin PMPeople, se pierde el conocimiento del proyecto: los conocimientos fundamentales, las respuestas a los riesgos y las lecciones aprendidas se desvanecen a medida que los equipos avanzan. Las revisiones finales rara vez capturan todo, lo que deja a las organizaciones sin una forma estructurada de aprovechar las experiencias pasadas. Con PMPeople, la gestión de proyectos está completamente digitalizada. Los equipos registran eventos clave en tiempo real, lo que mejora la transparencia y la toma de decisiones. Los conocimientos impulsados por IA ayudan a predecir riesgos, estimar plazos y optimizar la asignación de recursos. Las partes interesadas se mantienen comprometidas con herramientas de comunicación y retroalimentación fluidas. Al entrenar a la IA con los datos del proyecto de una organización, PMPeople garantiza una toma de decisiones más inteligente, transformando la gestión de proyectos en un proceso de aprendizaje y mejora continuos. ?
Sin PMPeople, la gestión de proyectos es sólo burocracia:
- Los gerentes de proyectos se dedican principalmente a producir hojas de cálculo, documentos y presentaciones.
- Los gerentes no tienen tiempo para leer toda esta avalancha de documentación y solo pueden prestar atención a lo que está en crisis.
- El resultado es que los proyectos se gestionan mediante reuniones, que a menudo roban tiempo valioso a los miembros del equipo que deberían estar trabajando en el proyecto.
Sin PMPeople se consiguen resultados empresariales:
- Los gerentes de proyectos pueden registrar eventos de gestión a medida que ocurren, preparar informes de estado en minutos y compartir informes anteriores para que todos puedan ver cómo ha evolucionado la situación del proyecto con el tiempo.
- Pueden anticipar los problemas y evitarlos o mitigarlos antes de que sea demasiado tarde, tomando medidas preventivas o correctivas para cumplir con los objetivos de gestión del proyecto y generar valor.
- Los gerentes pueden tomar decisiones informadas y asegurarse de que sean efectivas.
- Las partes interesadas pueden seguir los eventos relevantes desde su dispositivo móvil y solicitar cambios o enviar comentarios al equipo de gestión del proyecto.
Sin PMPeople, nadie es responsable:
- Los Project Managers empiezan por seguir todos los procedimientos y preparar todos los informes requeridos en las primeras reuniones de revisión.
- Sin embargo, a medida que el proyecto avanza y se vuelve más complicado, deben tomar una decisión: ¿seguir produciendo toda esta carga burocrática o ayudar al equipo a resolver los problemas? Los profesionales de proyectos suelen optar por la segunda opción.
- Cuando el proyecto termina, es fácil determinar si ha sido un éxito o un fracaso. Todos saben comparar el tiempo comprometido con el plazo final, el coste real con el presupuesto inicial y, lo más importante, evaluar si el proyecto alcanzó los objetivos de negocio y entregó el valor esperado cuando fue aprobado.
- Por desgracia, los proyectos suelen ser problemáticos y, en la mayoría de los casos, acaban mal. Es en este punto cuando los ejecutivos de las empresas exigen responsabilidades al Project Manager, cuando ya no hay remedio.
- El Project Manager considera injusta esta exigencia: ¿no han visto cómo trabajaba día tras día con el equipo, ayudando como uno más?
- Los gerentes de proyectos consideran que es injusto que se les culpe por el fracaso del proyecto, ya que han trabajado día tras día ayudando al equipo del proyecto.
Con PMPeople, los altos directivos confían en los jefes de proyecto:
- La rendición de cuentas se convierte en un hábito habitual: los gerentes de proyectos producen informes de estado en minutos, copiando el anterior y modificando solo las partes que han cambiado. También pueden actualizar los hechos de gestión significativos en tiempo real.
- Los gerentes pueden ver esta información desde su móvil.
- Las revisiones de estado son efectivas y breves porque se centran en las acciones preventivas o correctivas necesarias para que el proyecto cumpla los objetivos y entregue valor.
- Los profesionales de proyectos sienten que no están solos: hacen su trabajo de medir el desempeño y proponer soluciones, y los gerentes los ayudan continuamente a decidir e implementar las acciones adecuadas.
Sin PMPeople, el conocimiento de los proyectos se pierde:
- Lamentablemente, la mayoría de los aprendizajes, métodos de resolución de problemas, buenas decisiones de gestión, respuestas a los riesgos, acciones correctivas e información sobre el desempeño del proyecto —todo ese conocimiento generado a lo largo de los meses de un proyecto— no se aprovecha en proyectos posteriores porque la información no está digitalizada.
- En el mejor de los casos, se realiza una reunión final para recopilar lecciones aprendidas o cerrar el registro de riesgos, pero para entonces ya no recordamos todos los detalles y la gente está concentrada en su próximo proyecto. Obviamente, ya no están motivados por el proyecto que acaba de terminar.
Con PMPeople la gestión de proyectos se digitaliza:
- La información de gestión está disponible desde cualquier dispositivo conectado. Los directivos ya no tienen la excusa de que “no fueron informados”.
- El equipo directivo puede registrar los eventos relevantes a medida que ocurren, llevando una especie de “cuaderno de bitácora” del proyecto al día.
- El equipo directivo tiene la costumbre de escribir en el registro de interesados, en el registro de riesgos, las incidencias, los supuestos, las lecciones aprendidas. El hábito de escribir sobre la gestión de proyectos lleva a reflexionar sobre el rendimiento, anticipar problemas, aclarar requisitos, etc.
- Los interesados se involucran fácilmente: pueden solicitar cambios y enviar comentarios o feedback sobre aquellos proyectos que siguen.
- La aplicación de la inteligencia artificial a la gestión profesional de proyectos debe ir más allá de la automatización de tareas de oficina. El Project Manager debe ser capaz de “hablar” con una IA que sepa responder cuánto debe durar esa actividad, qué riesgos debe comunicar al comité de dirección, qué sobrecostes o retrasos tendrá el proyecto si continuamos así, qué se puede hacer para mejorar el rendimiento general, quién es la persona más indicada para esa tarea, etc. La PMO debe ser capaz de “hablar” con esta IA para saber en qué proyecto debe centrarse, qué iniciativa debe priorizar, cuál es el valor relativo de un proyecto respecto a otro, qué Project Manager es el adecuado para gestionar un nuevo proyecto, etc. Este nivel de sofisticación solo se puede conseguir si entrenamos el modelo de IA con los datos de gestión de proyectos de la propia organización, lo que es imposible sin un buen dataset que contenga la información de gestión de los proyectos ejecutados, convenientemente digitalizada.