Alinear a Clientes y Proveedors en la Subcontratación de Proyectos
February 9, 2025
Cuando un cliente subcontrata parte de su proyecto a un contratista, necesita gestionar sus pagos. De manera similar, cuando un contratista ejecuta un proyecto para un cliente, debe gestionar sus facturas. En los proyectos, podemos considerar que los pagos y las facturas representan dos perspectivas sobre la misma información: entregable, fecha de vencimiento, monto, moneda, orden de compra, descripción, etc. La gestión desconectada de los pagos y las facturas a menudo conduce a malentendidos que se resuelven demasiado tarde, lo que causa retrasos en el proyecto y, con frecuencia, incumplimientos de contrato.
Con PMPeople, el gerente de proyecto del cliente puede vincular el paquete de trabajo subcontratado al proyecto del contratista. Si ambas partes gestionan sus pagos y facturas de forma colaborativa y proactiva, pueden evitar muchos problemas y malentendidos habituales.
Gestión unificada de pagos y facturas
En la gestión unificada, los pagos y las facturas pueden pasar por diferentes estados, desde la planificación hasta el pago. El objeto de pago-factura puede pasar por diez estados:
- Pago planificado
- Factura planificada
- Factura propuesta
- Propuesta aprobada
- Propuesta rechazada
- Pago solicitado
- Pago aprobado
- Pago rechazado
- Pago en proceso
- Pagado
Ciertas transiciones de estado, como pasar de «Factura propuesta» a «Propuesta aprobada», solo las puede realizar el cliente. Otras transiciones, como de «Propuesta aprobada» a «Pago solicitado», solo las puede realizar el contratista.
Cuatro casos de uso
En PMPeople,los clientes pueden conectar los paquetes de trabajo subcontratados a los proyectos de los contratistas en la sección Adquisiciones > Conectar contratista. Por otro lado, los contratistas pueden planificar y controlar sus facturas en las secciones Planificar finanzas y Controlar finanzas, respectivamente.
PMPeople se puede utilizar en 4 casos para gestionar pagos y facturas:
- Gestión de pagos solo para el cliente: el cliente gestiona sus pagos de forma unilateral sin vincular el contrato al proyecto del contratista. Los pagos solo pueden tener dos estados: “Pago planificado” y “Pago en proceso”.
- Modo Desconectado: El cliente no vincula el paquete subcontratado al proyecto del contratista. El cliente gestiona los pagos y el contratista las facturas de forma independiente, sin vincular pagos y facturas.
- Conexión unidireccional: el cliente vincula el paquete subcontratado al proyecto del contratista, lo que le permite gestionar los pagos y, al mismo tiempo, ver cómo gestiona el contratista las facturas. Sin embargo, el contratista no puede ver cómo gestiona los pagos el cliente. El contratista puede comprobar si se ha revisado la información de su factura cuando el cliente la marca como «leída».
- Conexión bidireccional: el cliente vincula el paquete subcontratado al proyecto del contratista y comparte la gestión de pagos con el contratista. Ambas partes gestionan sus respectivos aspectos (pagos y facturas) y, al mismo tiempo, pueden ver cómo gestiona la otra parte los suyos. Ambos pueden comprobar si la otra parte ha revisado su información. Lo más importante es que este modo ayuda a evitar los malentendidos más habituales.
Al garantizar una comunicación clara y vincular la gestión de pagos y facturas, ambas partes pueden minimizar las disputas y los retrasos, lo que conduce a una ejecución más fluida del proyecto y a un mejor cumplimiento del contrato.